Avis de confidentialité pour les employés du Canada

Des renseignements démographiques fournis volontairement et considérés comme des renseignements personnels sensibles, tels que la race, l’origine ethnique, le sexe, l’orientation sexuelle et l’incapacité, peuvent également être recueillis pour nous aider à comprendre la
diversité de notre main-d’œuvre et à en rendre compte. Ces renseignements ne sont pas utilisés pour faire des déductions à votre sujet.

2. Utilisation des données personnelles des employés

Seuls les renseignements minimaux nécessaires sont recueillis et leur utilisation est limitée à des
fins raisonnables liées à l’emploi et à l’entreprise :

• • Planification de la main-d’œuvre et recrutement : par exemple, pour les prévisions commerciales, la planification de l’affectation des employés et l’établissement du budget, la vérification des antécédents criminels et des véhicules à moteur, les tests de dépistage de drogues, la gestion, la promotion, l’embauche et la cessation d’emploi du personnel.
  • Gestion et administration générales des ressources humaines : par exemple, pour le perfectionnement professionnel, la gestion du rendement, la gestion de la rémunération et des avantages sociaux, l’administration de la paie, la gestion des programmes de récompense et de reconnaissance, la collaboration aux dons de charité et aux occasions de bénévolat, le remboursement des dépenses, la gestion des absences, la formation du personnel et la mise en œuvre des procédures disciplinaires ou de règlement des griefs.
  • Exécution des activités de l’entreprise : par exemple, pour mener à bien les activités quotidiennes de l’entreprise, pour assurer la continuité de l’entreprise, pour faire respecter les droits et protéger les activités de l’entreprise, et pour exercer les recours possibles et limiter les dommages que l’organisation pourrait subir.
  • Gestion de la sécurité : par exemple, assurer la sécurité des locaux, des biens, des renseignements et du personnel de l’organisation.
  • Conformité légale et réglementaire : par exemple, pour répondre aux demandes des forces de l’ordre; comme l’exige la loi applicable, une décision de justice ou une réglementation gouvernementale; pour assurer la conformité avec les exigences en matière de santé et de sécurité et d’autres obligations légales ou fiscales, ou dans le cadre d’un litige ou d’une enquête ou d’un audit interne et pour assurer la conformité avec le code de conduite et d’éthique commerciale de l’organisation et les politiques relatives à la lutte contre le blanchiment d’argent, la subornation et la corruption.
  • Assistance en matière d’immigration : Le cas échéant et dans la mesure où la législation applicable le permet, fournir une assistance en matière d’immigration, telle que la demande de visas ou de permis de travail.
  • Transactions commerciales : par exemple, pour évaluer ou réaliser une fusion, une cession, une restructuration, une réorganisation, une dissolution ou toute autre vente ou transfert d’une partie ou de la totalité des actifs de l’organisation,
    que ce soit en continuité d’exploitation ou dans le cadre d’une faillite, d’une liquidation ou d’une procédure similaire, dans laquelle les renseignements personnels détenus par l’entreprise à votre sujet font partie des actifs transférés.
  • Comme indiqué au moment du recueil de vos renseignements personnels.

3. Divulgation de renseignements personnels concernant les employés

Les renseignements personnels sont divulgués pour les raisons suivantes :

• • Vous demandez la divulgation ou y consentez.
  • Il y a urgence et la sécurité physique est menacée.
  • Dans le cadre d’une enquête, la divulgation est raisonnable.
  • Ces renseignements sont nécessaires au traitement d’une demande d’indemnisation.
  • Les vérificateurs ont besoin de vos données personnelles dans le cadre d’un audit.
  • Obtenir l’avis de conseillers professionnels, tels que des conseillers fiscaux, juridiques, comptables et autres conseillers d’entreprise.
  • Les lois applicables, une décision de justice, un mandat ou une autorité gouvernementale ou juridique exigent la divulgation de certains renseignements.
  • À d’autres fins pour lesquelles les lois applicables n’exigent pas qu’on vous informe ou qu’on obtienne votre consentement.

4. Destinataires des renseignements personnels des employés

Dans le cadre de l’utilisation et de la divulgation de vos renseignements personnels telles qu’elles sont décrites dans le présent avis de confidentialité, les renseignements sont mis à la disposition des catégories de destinataires suivantes :

• • Les membres de l’équipe de diverses sociétés du groupe : Pour établir, gérer ou mettre fin à votre emploi.
  • Fournisseurs de services : Les prestataires de services sont utilisés pour exploiter, héberger et faciliter l’exploitation et les activités de notre organisation, y compris les activités de ressources humaines, et pour vous fournir des services
    au nom de l’organisation, tels que des prestataires de recrutement, des prestataires de services d’investissement financier, des prestataires d’assurance, des prestataires de soins de santé et d’autres prestataires d’avantages sociaux,
    des services d’aide à la paie et des services de contrôle des véhicules à moteur, des antécédents criminels et des stupéfiants.
  • Conseillers professionnels : Nous pouvons partager vos renseignements personnels avec les conseillers professionnels de l’organisation qui mettent en œuvre ou mettent à jour des systèmes techniques ou qui fournissent des services juridiques ou de conseil. Ces services sont fournis dans le cadre de contrats et régis par ceux–ci.
  • Autorités gouvernementales et forces de l’ordre : Dans certaines situations, la divulgation de renseignements personnels peut être requise en réponse à des demandes légitimes des autorités publiques, notamment pour répondre à des
    exigences en matière de sécurité nationale ou d’application de la loi.
  • Transferts d’entreprise : Vos renseignements personnels peuvent être transférés à un tiers dans le cadre d’une fusion, d’une acquisition, d’une faillite ou d’une autre transaction dans laquelle ce tiers prend le contrôle de l’entreprise (en tout ou en partie) pour laquelle vous travaillez.

Les renseignements personnels sont mis à la disposition également des destinataires susmentionnés et/ou de tiers dans le but de remplir des obligations légales en vertu de la législation, de la réglementation, de l’ordonnance d’un tribunal ou d’une autre procédure légale,
comme la prévention, la détection et l’investigation d’activités potentiellement illégales ou interdites; la prévention, la détection et l’investigation d’incidents de sécurité; la protection des droits, de la propriété ou de la sécurité de vous, de nous ou d’une autre partie; l’application de tout accord conclu avec vous; la réponse à des réclamations; et la résolution de litiges.

5. Droits à la vie privée

La législation canadienne applicable en matière de protection de la vie privée confère aux employés les droits suivants en matière de protection de la vie privée, sous réserve de certaines exceptions et limitations, y compris :

• Droit d’accès et d’information – vous avez le droit d’obtenir la confirmation que vos
  données personnelles sont en cours de traitement, d’obtenir une copie de vos données
  personnelles et de connaître :
  • Les catégories de renseignements traités
  • Les objectifs des renseignements traités
  • Les catégories de tiers auxquels les renseignements peuvent être divulgués
  • La durée de conservation des renseignements (ou les critères utilisés pour déterminer cette durée)
  • Vos autres droits concernant l’utilisation de vos renseignements par l’organisation
  • Si vous résidez au Québec, si vos renseignements sont divulgués en dehors de la province et les catégories de tiers auxquels il est nécessaire de communiquer les renseignements personnels.
• Droit de rectification – vous pouvez demander que les renseignements personnels
  inexacts soient corrigés et que les renseignements personnels incomplets soient
  complétés.
• Droit de retirer son consentement – pour les renseignements personnels que vous nous
  avez fournis sur une base consensuelle, vous pouvez retirer votre consentement pour tout
  traitement futur.
• Droit à la portabilité des renseignements – si vous résidez au Québec, vous pouvez
  demander que vos renseignements personnels soient présentés dans un format structuré,
  couramment utilisé et lisible par machine.
• Droit de déposer une plainte – concernant l’utilisation que nous faisons de vos données. Si votre demande ou votre préoccupation n’est pas résolue de manière satisfaisante, vous pouvez vous adresser au bureau du commissaire à la protection de la vie privée de votre province ou au bureau du commissaire fédéral à la protection de la vie privée.

Dans certaines circonstances, ces droits peuvent être limités. Par exemple, si le fait de répondre à votre demande révèle des renseignements personnels concernant une autre personne, ou si vous nous demandez de supprimer des renseignements personnels que nous sommes tenus de conserver en vertu de la loi ou dont nous avons besoin pour nous défendre contre des plaintes déposées à l’encontre de notre entreprise. S’il existe une exception à votre demande, nous vous communiquerons clairement et entièrement la raison de cette exception.

Pour exercer l’un de ces droits, veuillez communiquer directement avec le bureau de protection des données à l’adresse suivante : dataprotection@rbglobal.com. Veuillez noter que nous pouvons prendre des mesures pour vérifier votre identité en comparant les renseignements que vous fournissez avec votre demande avec les renseignements que nous avons dans nos dossiers à votre sujet. En fonction de la sensibilité des renseignements en question, nous pouvons utiliser des méthodes de vérification plus rigoureuses.

6. Transferts internationaux

En tant qu’organisation internationale, nous pouvons être amenés à transférer vos données à caractère personnel en dehors du Canada aux fins décrites dans le présent avis de confidentialité pour les candidats et les postulants à un emploi. Ces pays peuvent avoir des lois sur la
confidentialité des données qui diffèrent des lois fédérales ou provinciales canadiennes applicables à votre lieu de résidence. Nous ne transférerons des renseignements personnels vers un autre pays qu’en conformité avec les lois applicables en matière de protection de la vie privée et à condition qu’une protection adéquate soit en place pour ces renseignements.

7. Sécurité et conservation

L’organisation maintient des mesures techniques et organisationnelles, y compris, sans s’y limiter, des mesures de protection administratives, physiques et techniques raisonnablement conçues, destinées à protéger les renseignements personnels obtenus comme indiqué dans le présent avis de confidentialité à l’intention des employés contre la destruction, la perte, l’altération, la divulgation non autorisée et l’accès, accidentels ou illégaux. Toutefois, aucun système de sauvegarde ne peut garantir la sécurité de vos renseignements personnels.

En tant qu’employé, vous avez un rôle à jouer en veillant à ce que les renseignements personnels soient protégés contre l’accès ou la divulgation non autorisés au moyen de mesures de protection raisonnables et appropriées, conformément aux politiques de l’organisation.
À moins qu’une période de conservation plus longue ne soit exigée par la loi, vos renseignements personnels seront conservés conformément aux politiques de conservation de l’organisation et pour la durée nécessaire à la réalisation des objectifs décrits dans le présent avis de confidentialité à l’intention des employés. Lorsque la conservation de vos renseignements personnels n’est plus nécessaire à ces fins ou pour se conformer à la législation applicable, ils seront soit supprimés, soit rendus anonymes.

8. Modifications au présent avis de confidentialité

L’organisation se réserve le droit de modifier l’avis de confidentialité des employés à tout moment. Des avis actualisés seront affichés avec les nouvelles dates d’entrée en vigueur.